Підготовка до виставці: планування та реалізація

Підготовка до виставки завжди досить важка праця. А якщо Ви организовуете участь вперше, це подвійно складно. Але для того, щоб зробити все в строк і на 100%, потрібно розпланувати весь процес від заповнення заявки учасника до кінцевого аналізу результату цієї участі. Обов'язково пам'ятайте, очікуваний і кінцевий результат відрізняються, тому планування - це створення моделі реалізації Вашої задумки, але не сама реалізація.

З чого починається будь-яка організація заходів?

Перше, це визначення бюджету на участь.

Врахуйте, що бюджет-це не тільки оплата стенду на виставці. Відштовхуючись від загальної суми, яку Ви можете витратити, починайте розподіляти гроші на оплату участі та оформлення стенду, рекламу, друковану продукцію та інші матеріали, необхідні на виставці. Це розрахунок повинен ґрунтуватися не тільки на те, який бюджет у Вас є, але і на очікуваний результат від участі. Якщо Ви не розплануєте всі моменти, можете перебільшити бюджет.

Друге місце проведення.

Ви, напевно, вже визначили, в якій саме виставці хочете брати участь. Потрібно обов'язково проаналізувати, щоб переконатися, що виставка дійсно є ефективним варіантом маркетингових вкладень для Вас і Вашого бізнесу. Відвідування не тієї виставки або перевищення бюджету, впливає на ефективність і прибутковість від заходу. Якщо Ви все-таки помилилися, це шанс навчитися на помилках і не повторювати їх надалі. У разі успіху, Ви можете удосконалюватися в подальших проектах.

Третє, цілі, які Ви переслідуєте.

Без мети, Ви не можете виміряти Ваш успіх. Тому запитайте себе, яка мета відвідування цієї виставки. Щоб збільшити продажі, зав'язати нові знайомства, прорекламувати Ваш бізнес або запустити новий продукт? Існують різні причини для участі у виставці, тому переконайтеся, що Ви знаєте, які з них Ваші.

Четверте, результат.

Маючи певний бюджет і знаючи мети означає, що ви можете розрахувати результат, який повинні отримати. Вимірявши загальну вартість участі у виставці в співвідношенні з очікуваним результатом, Ви отримаєте цифру, яка, у разі занадто низького показника, буде причиною повернутися і переосмислити свій бюджет і план експозиції.

П'яте, брендинг та маркетингові POS матеріали.

Брендинг це не тільки створення прекрасного банера або красивого стенду з Вашим логотипом на ньому. Подумайте про те, що Ви хочете, щоб Ваш брендинг сказав про Вас і Вашому бізнесі. Потім, подумайте про те, як Ви хочете, щоб Ваша компанія була представлена на виставковому стенді, які POS матеріали необхідні для презентації (каталоги, буклети, візитки, флаєри, брошури, календарики та сувенірна рекламна поліграфія). Важливо створити спільний брендинг на всіх Ваших маркетингових матеріалів, щоб був витриманий стиль і один головний «меседж». Ви будете формулювати перше враження, так що Ви повинні переконатися, що це правильний враження. Не бійтеся звернутися за експертною допомогою, якщо Вам це потрібно.

Шосте, Ваш персонал.

Якщо Ви виставляєтеся самі або у Вас є команда, кожен повинен бути добре обізнаний і проінструктований про Ваші послуги перед цією подією. Крім того, необхідно звернути увагу на те, як одягатися в даному випадку. Важливо, щоб Ваш зовнішній вигляд гармонійно виглядав із загальним оформленням стенда. Кожен повинен точно знати свою роль, робити те, що від нього очікується, в тому числі мотивувати працювати в напрямку досягнення поставленних цілей.

Сьоме, участь на стенді.

Без організації того, як Ви будете залучати потенційних замовників, ймовірно, пропустіть деяких сильних клієнтів. Переконайтеся, що Ви знаєте, що хочете презентувати своїм клієнтам.

Восьме, аналіз участі у виставці.

Важливо, сідайте і аналізуєте кожен аспект виставки, як тільки вона закінчується. Це включає вимірювання фактичних цілей; визначення остаточного результату, була виставка відвідуваною; оцінки ефективності роботи кожного учасника, щоб побачити, де потрібні для поліпшення майбутніх заходів.

Ці вісім пунктів - лише короткий огляд речей, необхідних, коли Ви плануєте свою виставку, але Ви будете вражені, наскільки багато людей ігнорують навіть основи.