Подготовка к выставке: планирование и реализация

Подготовка к выставке всегда довольно тяжелый труд. А если Вы организовуете участие впервые, это вдвойне сложно. Но для того, чтобы все сделать в срок и на 100%, нужно распланировать весь процесс от заполнения заявки участника до конечного анализа результата данного участия. Обязательно помните, ожидаемый и конечный результат отличаются, потому планирование - это создание модели реализации Вашей задумки, но не сама реализация.

С чего же начинается любая организация мероприятий?

Первое, это определение бюджета на участие.

Учтите, бюджет это не только оплата стенда на выставке. Отталкиваясь от общей суммы, которую Вы можете потратить, начинайте распределять деньги на оплату участия и оформление стенда, рекламу, печатную продукцию и другие материалы, необходимые на выставке. Это расчет должен основываться не только на том, какой бюджет у Вас есть, но и на ожидаемом результате от участия. Если Вы не распланируете все моменты, можете преувеличить бюджет.

Второе, место проведения.

Вы, наверное, уже определили, в какой именно выставке хотите принимать участие. Нужно обязательно проанализировать, чтобы убедиться, что выставка действительно является эффективным вариантом маркетинговых вложений для Вас и Вашего бизнеса. Посещение не той выставки или превышение бюджета, влияет на эффективность и прибыльность от мероприятия. Если Вы все же ошиблись, это шанс научиться на ошибках и не повторять их в дальнейшем. В случае успеха, Вы можете совершенствоваться в последующих проектах.

Третье, цели, которые Вы преследуете.

Без цели, Вы не можете измерить Ваш успех. Поэтому спросите себя, какова цель посещения этой выставки. Чтобы увеличить продажи, завязать новые знакомства, прорекламировать Ваш бизнес или запустить новый продукт? Существуют различные причины для участия в выставке, поэтому убедитесь, что Вы знаете, какие из них Ваши.

Четвертое, результат.

Имея определенный бюджет и зная цели означает, что вы можете рассчитать результат, который должны получить. Измерив общую стоимость участия в выставке в соотношении с ожидаемым результатом, Вы получите цифру, которая, в случае слишком низкого показателя, будет причиной вернуться и переосмыслить свой ​​бюджет и план экспозиции.

Пятое, брендинг и маркетинговые POS материалы.

Брендинг это не только создание прекрасного баннера или красивого стенда с Вашим логотипом на нем. Подумайте о том, что Вы хотите, чтобы Ваш брендинг сказал о Вас и Вашем бизнесе. Затем, подумайте о том, как Вы хотите, чтобы Ваша компания была представлена на выставочном стенде, какие POS материалы Вам необходимы для презентации (каталоги, буклеты, визитки, флаеры, брошюры, календарики и сувенирная рекламная полиграфия). Важно создать общий брендинг на всех Ваших маркетинговых материалов, чтобы был выдержан один стиль и один главный «месседж». Вы будете формулировать первое впечатление, так что Вы должны убедиться, что это правильный впечатление. Не бойтесь обратиться за экспертной помощью, если Вам это нужно.

Шестое, Ваш персонал.

Если Вы выставляетесь сами или у Вас есть команда, каждый должен быть хорошо осведомлен и проинструктирован о Ваших услугах перед данным событием. Кроме того, необходимо обратить внимание на то, как одеваться в данном случае. Важно, чтобы Ваш внешний вид гармонично смотрелся с общим оформлением стенда. Каждый должен точно знать свою роль, делать то, что от него ожидается, в том числе мотивировать работать в направлении достижения поставленних целей.

Седьмое, участие на стенде.

Без организации того, как Вы будете привлекать потенциальных заказчиков, вероятно, упустите некоторых сильных клиентов. Убедитесь, что Вы знаете, что хотите презентовать своим клиентам.

Восьмое, анализ участия в выставке.

Важно, садитесь и анализируете каждый аспект выставки, как только она заканчивается. Это включает измерения фактических целей; определение окончательного результата, была ли выставка посещаемой; оценки эффективности работы каждого участника, чтобы увидеть, где нужны улучшения для будущих мероприятий.

Эти восемь пунктов - только краткий обзор вещей, необходимых, когда Вы планируете свою выставку, но Вы будете поражены, насколько многие люди игнорируют даже основы.