Канцелярське приладдя — важлива складова життєдіяльності будь-якого офісу. І якщо не контролювати витрати на закупівлю дрібниць на кшталт ручок або паперу, то витрати можуть вирости до катастрофічних розмірів. Правильний облік залишків і пошук надійних постачальників з прийнятними цінами може істотно допомогти. Ось ще кілька порад, як можна заощадити на офісних витратних матеріалах.

1. Відстежуйте залишки та створюйте список того, що вам потрібно купити
Перед тим, як здійснювати нові покупки, проведіть ревізію залишків і складіть чіткий план на місяць, квартал та півріччя. Тоді ви зможете спланувати приблизні витрати та скорегувати їх в залежності від сезонних доходів. Також, вам вдасться уникнути ситуації, коли купується те, що вже і так є.

2. Порівнюйте ціни
Багато великих постачальників мають зручні онлайн-майданчики, тому порівняння цін не складе труднощів, як мінімум за кількома основними позиціями. Невелика економія не варто зруйнованих відносин з постійним партнером, але і зовсім не звертати уваги на ціни теж не можна.

3. Акції та знижки
Навіть невелика знижка на регулярно купується товар у великих обсягах допоможе істотно заощадити. Підпишіться на розсилки від ваших постачальників і стежте за новими пропозиціями.
4. Купуйте оптом
Чим більше партія продукції, тим про більшу знижку можна говорити з постачальником. Втім, в цьому питанні важливо не перестаратися, оскільки канцелярське приладдя ще потрібно десь зберігати. Крім того, деякі товари, наприклад, маркери, ручки або коректори, мають термін придатності.

5. Постійне партнерство
Корпоративні клієнти, часто замовляють одне і те ж, має право розраховувати на особливі умови. Надійніше і вигідніше мати справу з одним або декількома постійними партнерами, ніж шукати кожен раз дрібних продавців з найбільш низькою прайсовою вартістю.
6. Кешбек і бонуси кредитних карт
Перевірте чи є у вашої кредитної картки кешбек. Бонусні системи від банків — теж відмінний спосіб заощадити на витратах.

7. Не забувайте про вартість доставлення
Вартість доставлення — ще одна причина мати чіткий план закупівель. Найчастіше постачальники пропонують безкоштовну доставку при певній сумі замовлення.
При цьому дрібні компанії можуть пропонувати більш низьку вартість на товар, але доставлення буде платною, що збільшить загальний підсумок.
8. Не чекайте, поки щось закінчиться
Якщо у вашому офісі раптово закінчилася, наприклад, папір — це може паралізувати або уповільнити роботу компанії та привести до великих втрат. При цьому людина, відповідальний за закупівлі, спробує якнайшвидше розв'язати проблему і купить папір там, де її доставлять в рекордні терміни, всупереч високій вартості. Краще не допускати подібної ситуації та закуповувати важливі товари так, щоб на складі завжди був запас. Це дозволить купувати все, що необхідно, за оптимальними цінами
9. Особистий приклад
Стимулювати дбайливе ставлення до канцелярського приладдя топ-менеджери можуть особистим прикладом. Однак робота повинна залишатися комфортною, тому не варто змушувати співробітників економити кожен аркуш паперу або купувати необхідні товари своїм коштом.
10. Заохотьте економію в фірмі
У будь-якій фірмі ведеться статистика закупівель і витрат. Якщо вдається заощадити виділені кошти, можна влаштувати вечірку для співробітників. Така мотивація зрозуміла і приємна всім.
Отже, канцелярія і витратні матеріали для офісу не повинні бути занадто обтяжливими. Правильне планування і розумна економія допоможуть зробити ці витрати практично непомітними.